Kun julkaisen uuden ryhmämatkan, sen takana on yleensä jo melkoinen määrä suunnittelua – ja monta suunnitelmaa, jotka ovat ehtineet muuttua matkan varrella.
Ulkopuolelta homma saattaa näyttää yksinkertaiselta: valitaan kohde, etsitään sopiva reitti ja majoitukset ja lähdetään matkaan. Käytännössä suunnittelu on aikamoista palapeliä. Jos yhden palan hinta tai aikataulu muuttuu, saattaa samalla muuttua puolet muustakin matkasta.
Ja koska Kohti avaraa maailmaa -matkat eivät ole perinteisiä valmismatkoja, suunnittelen niitä vähän eri lähtökohdasta. Tarkoituksena on löytää matkaseuraa ja kokea asioita yhdessä – mutta jättää jokaiselle myös vapautta tehdä matkasta omannäköisensä.
Mistä idea matkalle tulee?
Ideat ryhmämatkoihin syntyvät vähän eri lähtökohdista. Monesti minulla on mielessäni kohde, johon haluaisin itse matkustaa, joskus taas idea tulee Facebook-ryhmäni Matkaseuraa naisille 50+ jäseniltä. Kun samaa maata tai aluetta toivotaan useamman kerran, alan yleensä miettiä, voisiko sinne suunnitella matkan.
Pelkkä kiinnostava kohde ei kuitenkaan vielä riitä. Mietin myös, milloin sinne kannattaa matkustaa, kuinka pitkä matkan pitäisi olla ja mitä kaikkea samalla reissulla voisi nähdä. Kauemmas lähdettäessä matkustan mielelläni enemmän kuin yhteen paikkaan, joten yritän rakentaa reitin, jossa pitkistä lennoista saa vähän enemmän irti.
Kaikki ideat eivät todellakaan päädy toteutukseen asti. Joskus lennot ovat liian kalliit, siirtymisiä tulee liikaa tai suunnitelma ei vain tunnu järkevältä. Tai en saa porukkaa kasaan. Osa ideoista jää odottamaan parempaa ajankohtaa – ja joskus alkuperäinen ajatus muuttuu suunnittelun aikana ihan muuksi.
Ensin hahmottelen reitin
Kun kohde on selvillä, alan hahmotella matkan runkoa. Kuinka monta päivää tarvitaan, missä kannattaa yöpyä ja kuinka paljon paikasta toiseen siirtymiseen kuluu aikaa? Kartta on tässä vaiheessa kovassa käytössä, samoin lentojen, junien ja muiden kulkuyhteyksien aikataulut.
Yritän välttää sitä, että matkasta tulee jatkuvaa hotellista toiseen siirtymistä. Varsinkin pidemmällä matkalla haluan, että välillä ehditään myös olla paikallaan levähtämässä muutama päivä ilman matkalaukun pakkaamista. Toisaalta jos kerran lennetään toiselle puolelle maailmaa, olisi harmi jättää jokin kiinnostava paikka näkemättä vain siksi, että se vaatii pienen koukkauksen.
Mietin kuitenkin myös ”levähdyskohteisiin” retkiä, koska kaikki eivät kaipaa yhtä paljon hiljaisia hetkiä kuin minä itse.
Ensimmäinen reittisuunnitelma onkin harvoin lopullinen. Paikkoja tulee mukaan ja putoaa pois, öiden määrä vaihtuu ja joskus koko reitti kääntyy aivan toisenlaiseksi, kun alan selvittää, miten se käytännössä toimisi, tai matkatoimiston ammattilaisilla on käytännön toteutukseen parempi vaihtoehto.
Kaikki suunnittelemani ryhmämatkat eivät tietenkään ole samanlaisia. Välillä kyseessä on parin–kolmen viikon kaukomatka, jossa kierretään useammassa paikassa, välillä taas viikon matka yhteen kohteeseen Euroopassa. En myöskään itse voi lähteä mukaan jokaiselle matkalle. Silloin suunnittelussa korostuu vielä enemmän se, että olen saanut koottua osallistujille etukäteen tarpeelliset tiedot ja ohjeet matkaa varten.
Sitten alkaa hintapalapeli
Kun reitti alkaa näyttää järkevältä, pyydän matkatoimistolta tarjouksen lennoista ja tarvittavista kuljetuksista. Sen jälkeen alkaa varsinainen hintapalapeli: mitä koko matka tulee maksamaan, millaiset majoitukset sopivat ryhmälle ja miten eri vaihtoehdot vaikuttavat lopulliseen hintaan. Pieneltäkin tuntuva muutos voi heilauttaa kokonaisuutta todella paljon.
Majoituksissa katson aina erikseen kahden ja yhden hengen huoneiden hinnat. Yksin matkustavia on ryhmissä paljon, joten en halua valita hotellia, jossa yhden hengen huoneesta joutuu maksamaan lähes saman hinnan kuin kaksi ihmistä yhteensä kahden hengen huoneesta.
Lentojen kanssa hinnat voivat puolestaan muuttua todella nopeasti. Sen sain taas huomata Costa Blancan matkaa suunnitellessa: alustavan laskelman ja varsinaisen varaamisen välillä lentojen hinnat ehtivät nousta paljon enemmän kuin olin osannut odottaa.
Tässä vaiheessa suunnitelmaa saatetaan taas muuttaa. Hotelli vaihtuu, matkapäiviä siirretään tai jokin suunniteltu etappi jätetään pois. Tavoitteena ei ole löytää kaikkein halvinta mahdollista vaihtoehtoa, vaan sellainen kokonaisuus, jossa hinta ja matkan sisältö ovat järkevässä suhteessa.
Kiinnostunut ei vielä tarkoita lähtijää
Yksi suunnittelun vaikeimmista puolista on se, ettei etukäteen koskaan tiedä, kuinka moni lopulta lähtee. Esimerkiksi Costa Blancan matkasta ilmoitti alun perin olevansa kiinnostunut 63 naista. Kun tuli aika tehdä oikeita päätöksiä ja ostaa lennot, lähtijöitä oli kuusi.
Tällä kertaa jokainen varasi lentonsa itse. Olimme kuitenkin yhtä aikaa linjoilla vertailemassa lentoja, matkatavaravaihtoehtoja ja hintoja, ja kuuden lentolipun saamiseen kului lopulta neljä tuntia. Maksu ei myöskään mennyt kaikilla ensimmäisellä tai toisellakaan yrittämällä läpi.
Jälkeenpäin WhatsApp-ryhmään tuli kommentti: *”No tulipahan opittua tuo lentolipun tilaus. Ja osaa arvostaa matkanjärjestäjän työtä paremmin.”* Toinen vastasi: *”Samat ajatukset.”*
Ehkä siinä kiteytyy aika hyvin se, kuinka paljon sellaista työtä matkan järjestämiseen liittyy, jota matkalle lähtijä ei yleensä osaa ajatella ollenkaan.
Mitä matkalla sitten tehdään?
Kun reitti, majoitukset ja suurimmat siirtymiset alkavat olla selvillä, mietin tarkemmin matkan ohjelmaa. Mitä kohteessa olisi kiinnostavaa nähdä, minne voisi tehdä päiväretken ja mikä onnistuu helposti omatoimisesti?
En halua täyttää jokaista päivää valmiilla ohjelmalla. Kohti avaraa maailmaa -matkojen ajatuksena ei ole, että koko ryhmä kulkee aamusta iltaan yhdessä oppaan perässä. Yhteistä tekemistä on luonnollisestikin, mutta myös vapaita päiviä ja aikaa lähteä pienemmällä porukalla omille retkille – tai olla tekemättä yhtään mitään.
Osa retkistä voidaan varata paikalliselta järjestäjältä, osa taas onnistuu junalla, bussilla tai muuten omin päin. Usein selvitän jo etukäteen erilaisia vaihtoehtoja, mutta kaikkea ei tarvitse päättää ennen matkaa.
Tässäkin suunnitelmat elävät. Joskus kartalla aivan loistavalta näyttävä päiväretki osoittautuu käytännössä hankalaksi tai vie kohtuuttoman suuren osan päivästä pelkkiin siirtymisiin. Silloin etsitään jotain muuta tai annetaan olla.
Suunnitelma elää koko ajan
Vaikka matka näyttäisi jo paperilla lähes valmiilta, mikään ei välttämättä ole vielä lopullista. Suunnittelun aikana hinnat muuttuvat, lentoaikataulut vaihtuvat, hyväksi ajateltu hotelli voikin osoittautua liian kalliiksi tai jokin siirtyminen paljon hankalammaksi kuin ensin näytti.
Joskus yhden asian muuttaminen käynnistää harmillisen ketjureaktion. Jos reitistä jätetään pois yksi kaupunki tai tilalle otetaan toinen, muuttuvat samalla majoitukset ja siirtymiset, ja matkatoimistolta voidaan joutua pyytämään uusi tarjous. Sen jälkeen kokonaisuutta katsotaan taas uudelleen: tuliko siitä oikeasti parempi – ja mitä muutos teki matkan hinnalle?
Usein joudun myös luopumaan paikasta, jonka olisin ehdottomasti halunnut mukaan. Kaikkea kiinnostavaa ei vain voi mahduttaa samalle matkalle – eikä tarkoituksena olekaan juosta mahdollisimman monessa paikassa vaikka ne olisivat kuinka kiinnostavia.
Siksi ensimmäinen suunnitelma ja lopullinen matka voivat näyttää ihan erilaisilta. Se kuuluu tähän hommaan.
Valmis matka on monen palan summa
Kun ryhmämatka lopulta julkaistaan, sen taustalla on yleensä aika monta tuntia vertailua, laskemista ja suunnitelmien muuttamista. Kaikkea ei silti ole tarkoituskaan lyödä valmiiksi lukkoon. Osa yksityiskohdista tarkentuu vasta, kun tiedetään, kuinka moni on lähdössä mukaan ja mitä juuri tämä ryhmä haluaa.
Tavoitteena on rakentaa matka, jolle itsekin haluaisin lähteä: sopivasti nähtävää ja yhteistä tekemistä, mutta ei minuuttiaikataulua eikä pakkoa osallistua kaikkeen. Näiden matkojen tärkein ajatus on kuitenkin matkaseura – mahdollisuus lähteä silloinkin, kun omasta lähipiiristä ei löydy sopivaa matkakaveria.
Ja sitten kun olen saanut yhden matkan suunniteltua valmiiksi, mielessä on yleensä jo ainakin pari seuraavaa.
11 Responses
Paljon samaa on tuossa, kun mietin usein itselleni ja Marikalle matkan ja suunnittelen sen. Me ei aina välttämättä tykätä 100 %:sti samoista asioista, mutta hänen kanssaan on kuitenkin se, että molemmat aika pitkälti tietää, mistä molemmat tykkää ja mitä haetaan. Ja muutenkin ehkä 90 %:sti kiinnostuksenkohteet on samat, niin sanoisinko, että se on jopa helppoa tällä kokemuksella. Tilannehan muuttuu ihan täysin, jos matkalla on itselle tuntemattomia ihmisiä, joissa eri kiinnostuksenkohteet, jotka voivat olla jopa vähän epäselviä jne. Eipä näitä oikein voi edes verrata, ei vaikka matkaohjelma olisi kaikilla tiedossa. Muutama vkl reissu on kavereiden kansa tehty sillä tavalla yllärinä, että muut ei edes välttämättä tiedä kohdetta saati aktiviteetteja, mutta siinä kyse on hyvistä kavereista ja jokainen jossain määrin tietää ne mielenkiinnonkohteet – ja tosiaan parista päivästä kyse.
Tällainen omatoiminen matkailu on todellakin mielenkiintoista, vaikka järjestäminen ja suunnittelu on takuulla paljon työläämpää kuin vain kahden hengen matkan suunnittelu. Oli kiva keskustella! Palataan. Aila
Kiitos Aila, onhan siinä pyöriteltävää aina välillä, kun asiat pitää saada mahdollisimman nopeasti ”pakettiin”. Kiitos kestitsemisestä ja jutuista! Palataan ☺️
Ryhmämatkan suunnittelu on ihan oma taiteen laji. 🙂 Omien matkojen suunnittelukin on välillä aikamoista sillisalaattia, saati sitten että varaisi monelle ihmiselle. Mutta hienoa, että tällaisia palveluja on olemassa. Ryhmämatkan hinta voi olla joskus edullisempi kuin että varaisin lennot+hotellin erikseen. Tämän sain todeta, kun suunnittelin ensi talven matkaa.
Kiitos Merja. On siinä tosiaan vähän veivaamista, että palaset saa kohdilleen. Minun suunnittelemat ryhmämatkat eivät kuitenkaan ole valmiita matkapaketteja, joita tosiaan välillä saa edullisesti. Ne kerrat, kun olen sellaisia katsonut, kaatuvat yleensä siihen, että hotelli ei miellytä ollenkaan, enkä jaksa viikkoa olla samassa paikassa, jos nähtävää ei helposti löydy ympäristöstä.
Minun adhd-aivoni rupeaisivat vakavasti ylikuumenemaan kaiken tuon keskellä. Liikaa epävarmuustekijöitä. Tuntuu, että niitä on tullut koko ajan vain lisää. Ehkäpä se johtuu siitä, että koko ketju on kilpailutettu toimimaan mahdollisimman halvalla, eikä poikkeustilanteisiin osata varautua.
Matkalaisena, tämän ikäisenä jo, tiedän, että tarvitsen runsaasti lepoa kyetäkseni ajattelemaan kunnolla. Sen lisäksi erilaiset sairaudet kalvavat kehoa. En lainkaan ihmettele, että lähtijöiden määrä hupenee, kun saattaa tauti iskeä. Todellisuudessa olen joutunut matkustamaan lievästi sairaana.
Kohteessa sitten on käynyt useasti niin, ettei kännykkä toimi. Nyt on käynyt ilmeisesti niin, että operaattorilla joku oli päättänyt sylkeä minun hampurilaiseeni, eli tällaista ulkomaanestoa minulla ei olisi pitänyt olla, mutta oli silti. Tekee paranoidiseksi. Kerronpa tarinan: pankki tarjosi erilaisia uusia tilejä taas, mutta minäpä en sellaista saanut ja muppaloin ympäriinsä kunnes päätin soittaa pankkiin. Ajattelin, että eivät ne tarjoa tilejä niin persaukiselle kuin mitä minä olen. Oli melkoinen yllätys, että kävi ilmi, että EU-säännöt kieltävät tilimuodon amerikkalaisilta. Sanoin, että enhän minä ole asunut siellä kohta 30 vuoteen. Sitten minulta poistettiin se. Ajattelen nyt, että aina on jäänyt jokin outo Amerikka-hanikka päälle.
Kyllä minunkin adhd-aivot kuumenevat 😆 Mutta Torreviejan asunnon remonttihelvetin jälkeen tajusin, että kaikki on ohimenevää. Vaikka kuinka tuntuisi siltä, että nyt ei enää jaksa, niin lopulta homma on kuitenkin valmis ja vastoinkäymiset unohdettu. Eli ei kannata edes aloittaa turhaa vatvomista, se on hukkaan heitettyä aikaa.
Lähtijöiden määrä taas hupenee sen takia, että on helppo kiinnostua ja tulla mukaan alussa, mutta ei olla tosissaan lähdössä kuitenkaan.
Tuo on kyllä kummallinen juttu, että joku noin vanha asia vielä vaikuttaa, niin kuin tuossa sinun pankkikeississä!
Meillä yksi syy käyttää matkanjärjestäjää on kohde, jossa on paljon maasiirtymiä – silloin olemme saattaneet päätyä jopa ryhmämatkalle 🙂 Pelkät lennot ja hotelli ja ehkä joku selkeä junalla tai bussilla saavutettavissa oleva kohde hoituu ilmankin sen kummempia järjestelyjä.
Myös matkat, jossa on lentoja ketjussa varaamme lähes aina matkanjärjestäjän kautta – sitä kautta kun hoituu sitten tarvittaessa samaan hintana koko ketjun uudelleen varaaminen ja suunnittelu, jos jotain kaatuu. Pari kertaa on ollut lähellä, että vaikka paluulento Afrikasta Eurooppaan on ollut vaarassa ja jos moisen olisi joutunut ostamaan uudelleen, niin se on helposti tonni per nuppi. No, matkanjärjestäjän onneksi kumpikaan uhka ei sitten toteutunut vaan ehdimme suunnitellulle paluulennolle.
Noissa tilanteissa, jossa matkustetaan ryhmänä, mutta jokainen ostaa itse lennot, on tietysti riskinä se, että poikkeustilanteissa ryhmä hajoaa helpommin kuin jos lennot olisi ostettu samaa kautta.
Kiitos, Pirkko! Tuo on kyllä hyvä pointti, varsinkin jos matkassa on useampia lentoja ja vaihtoja. Mitä monimutkaisempi reitti, sitä enemmän itsekin arvostan sitä, että matkatoimisto hoitaa lennot ja kuljetukset. 🙂 Tässä Costa Blancan tapauksessa lennot olivat niin yksinkertaiset, että jokainen pystyi varaamaan omansa – vaikka kuuden ihmisen kanssa siinäkin saatiin näköjään ihan riittävästi säätämistä aikaiseksi. 😄
Teillä on sikäli eri tilanne, kun matkustatte yhdessä… Minä taas järjestän matkoja nimenomaan naisille, joilla ei sitä omaa matkakaveria ole.
Toi on varmasti niin totta, että lentojen hinnat elää. Ja jos suunnittelusta ostoon menee ”liian kauan” aikaa, niin voi olla jo liian kalliit lennot. Varsinkin jos useammalle ostaa. Itse ostan itselleni yleensä heti. Jos joskus kaveri on miettinyt lähtöä vaikka pari päivää, niin harmittaa, että lennot kallistunut tyyliin 50€
Tässä tapauksessa lennon hinta miltei tuplaantui parissa sekunnissa, kun sitä oli varaamassa. En ole ikinä kokenut vastaavaa. Minulla meni näiden kuuden kanssa neljä tuntia, kun katsoin kaikki vaihtoehdot, mitä kautta varata. Kaikki halusivat ruumalaukun, joten piti myös tutkia mitä kautta sen saa edullisimmin mukaan. Yhden lähtijän kanssa jatkoin vielä aamulla varausta. Hinnat olivat vielä korkeammat ja hän harmitteli kun oli lähtenyt illalla jumppaan 😄 Lopulta teimme niin, että minä nopeampana varasin hänelle lennon itse. Tuli mieleen kilpajuoksu 😁