Kun julkaisen uuden ryhmämatkan, sen takana on yleensä jo melkoinen määrä suunnittelua – ja monta suunnitelmaa, jotka ovat ehtineet muuttua matkan varrella.
Ulkopuolelta homma saattaa näyttää yksinkertaiselta: valitaan kohde, etsitään lennot ja hotelli ja lähdetään matkaan. Käytännössä suunnittelu on aikamoista palapeliä. Jos yhden palan hinta tai aikataulu muuttuu, saattaa samalla muuttua puolet muustakin matkasta.
Ja koska Kohti avaraa maailmaa -matkat eivät ole perinteisiä valmismatkoja, suunnittelen niitä vähän eri lähtökohdasta. Tarkoituksena on löytää matkaseuraa ja kokea asioita yhdessä – mutta jättää jokaiselle myös vapautta tehdä matkasta omannäköisensä.
Mistä idea matkalle tulee?
Ideat ryhmämatkoihin syntyvät vähän eri lähtökohdista. Monesti minulla on mielessäni kohde, johon haluaisin itse matkustaa, joskus taas idea tulee fb-ryhmäni Matkaseuraa naisille 50+ -ryhmäläisiltä. Kun samaa maata tai aluetta toivotaan useamman kerran, alan yleensä miettiä, voisiko sinne suunnitella matkan.
Pelkkä kiinnostava kohde ei kuitenkaan vielä riitä. Mietin myös, milloin sinne kannattaa matkustaa, kuinka pitkä matkan pitäisi olla ja mitä kaikkea samalla reissulla voisi nähdä. Kauemmas lähdettäessä matkustan mielelläni enemmän kuin yhteen paikkaan, joten yritän rakentaa reitin, jossa pitkistä lennoista saa vähän enemmän irti.
Kaikki ideat eivät todellakaan päädy toteutukseen asti. Joskus lennot ovat liian kalliit, siirtymisiä tulee liikaa tai suunnitelma ei vain tunnu järkevältä. Tai en saa porukkaa kasaan. Osa ideoista jää odottamaan parempaa ajankohtaa – ja joskus alkuperäinen ajatus muuttuu suunnittelun aikana ihan muuksi.
Ensin hahmottelen reitin
Kun kohde on selvillä, alan hahmotella matkan runkoa. Kuinka monta päivää tarvitaan, missä kannattaa yöpyä ja kuinka paljon paikasta toiseen siirtymiseen kuluu aikaa? Kartta on tässä vaiheessa kovassa käytössä, samoin lentojen, junien ja muiden kulkuyhteyksien aikataulut.
Yritän välttää sitä, että matkasta tulee jatkuvaa hotellista toiseen siirtymistä. Varsinkin pidemmällä matkalla haluan, että välillä ehditään myös olla paikallaan levähtämässä muutama päivä ilman matkalaukun pakkaamista. Toisaalta jos kerran lennetään toiselle puolelle maailmaa, olisi harmi jättää jokin kiinnostava paikka näkemättä vain siksi, että se vaatii pienen koukkauksen.
Mietin kuitenkin myös ”levähdyskohteisiin” retkiä, koska kaikki eivät kaipaa yhtä paljon hiljaisia hetkiä kuin minä itse.
Ensimmäinen reittisuunnitelma onkin harvoin lopullinen. Paikkoja tulee mukaan ja putoaa pois, öiden määrä vaihtuu ja joskus koko reitti kääntyy aivan toisenlaiseksi, kun alan selvittää, miten se käytännössä toimisi, tai matkatoimiston ammattilaiset ovat eri mieltä.
Kaikki suunnittelemani ryhmämatkat eivät tietenkään ole samanlaisia. Välillä kyseessä on parin–kolmen viikon kaukomatka, jossa kierretään useammassa paikassa, välillä taas viikon matka yhteen kohteeseen Euroopassa. En myöskään itse voi lähteä mukaan jokaiselle matkalle. Silloin suunnittelussa korostuu vielä enemmän se, että olen saanut koottua osallistujille etukäteen tarpeelliset tiedot ja ohjeet matkaa varten.
Sitten alkaa hintapalapeli
Kun reitti alkaa näyttää järkevältä, pyydän matkatoimistolta tarjouksen lennoista ja tarvittavista kuljetuksista. Sen jälkeen alkaa varsinainen hintapalapeli: mitä koko matka tulee maksamaan, millaiset majoitukset sopivat ryhmälle ja miten eri vaihtoehdot vaikuttavat lopulliseen hintaan. Pieneltäkin tuntuva muutos voi heilauttaa kokonaisuutta todella paljon.
Majoituksissa katson aina erikseen kahden ja yhden hengen huoneiden hinnat. Yksin matkustavia on ryhmissä paljon, joten en halua valita hotellia, jossa yhden hengen huoneesta joutuu maksamaan lähes saman hinnan kuin kaksi ihmistä yhteensä kahden hengen huoneesta.
Lentojen kanssa hinnat voivat puolestaan muuttua todella nopeasti. Sen sain taas huomata Costa Blancan matkaa suunnitellessa: alustavan laskelman ja varsinaisen varaamisen välillä lentojen hinnat ehtivät nousta paljon enemmän kuin olin osannut odottaa.
Tässä vaiheessa suunnitelmaa saatetaan taas muuttaa. Hotelli vaihtuu, matkapäiviä siirretään tai jokin suunniteltu etappi jätetään pois. Tavoitteena ei ole löytää kaikkein halvinta mahdollista vaihtoehtoa, vaan sellainen kokonaisuus, jossa hinta ja matkan sisältö ovat järkevässä suhteessa.
Kiinnostunut ei vielä tarkoita lähtijää
Yksi suunnittelun vaikeimmista puolista on se, ettei etukäteen koskaan tiedä, kuinka moni lopulta lähtee. Esimerkiksi Costa Blancan matkasta ilmoitti alun perin olevansa kiinnostunut 63 naista. Kun tuli aika tehdä oikeita päätöksiä ja ostaa lennot, lähtijöitä oli kuusi.
Tällä kertaa jokainen varasi lentonsa itse. Olimme kuitenkin yhtä aikaa linjoilla vertailemassa lentoja, matkatavaravaihtoehtoja ja hintoja, ja kuuden lentolipun saamiseen kului lopulta neljä tuntia. Maksu ei myöskään mennyt kaikilla ensimmäisellä tai toisellakaan yrittämällä läpi.
Jälkeenpäin WhatsApp-ryhmään tuli kommentti: *”No tulipahan opittua tuo lentolipun tilaus. Ja osaa arvostaa matkanjärjestäjän työtä paremmin.”* Toinen vastasi: *”Samat ajatukset.”*
Ehkä siinä kiteytyy aika hyvin se, kuinka paljon sellaista työtä matkan järjestämiseen liittyy, jota matkalle lähtijä ei yleensä osaa ajatella ollenkaan.
Mitä matkalla sitten tehdään?
Kun reitti, majoitukset ja suurimmat siirtymiset alkavat olla selvillä, mietin tarkemmin matkan ohjelmaa. Mitä kohteessa olisi kiinnostavaa nähdä, minne voisi tehdä päiväretken ja mikä onnistuu helposti omatoimisesti?
En halua täyttää jokaista päivää valmiilla ohjelmalla. Kohti avaraa maailmaa -matkojen ajatuksena ei ole, että koko ryhmä kulkee aamusta iltaan yhdessä oppaan perässä. Yhteistä tekemistä on luonnollisestikin, mutta myös vapaita päiviä ja aikaa lähteä pienemmällä porukalla omille retkille – tai olla tekemättä yhtään mitään.
Osa retkistä voidaan varata paikalliselta järjestäjältä, osa taas onnistuu junalla, bussilla tai muuten omin päin. Usein selvitän jo etukäteen erilaisia vaihtoehtoja, mutta kaikkea ei tarvitse päättää ennen matkaa.
Tässäkin suunnitelmat elävät. Joskus kartalla aivan loistavalta näyttävä päiväretki osoittautuu käytännössä hankalaksi tai vie kohtuuttoman suuren osan päivästä pelkkiin siirtymisiin. Silloin etsitään jotain muuta tai annetaan olla.
Suunnitelma elää koko ajan
Vaikka matka näyttäisi jo paperilla lähes valmiilta, mikään ei välttämättä ole vielä lopullista. Suunnittelun aikana hinnat muuttuvat, lentoaikataulut vaihtuvat, hyväksi ajateltu hotelli voikin osoittautua liian kalliiksi tai jokin siirtyminen paljon hankalammaksi kuin ensin näytti.
Joskus yhden asian muuttaminen käynnistää harmillisen ketjureaktion. Jos reitistä jätetään pois yksi kaupunki tai tilalle otetaan toinen, muuttuvat samalla majoitukset ja siirtymiset, ja matkatoimistolta voidaan joutua pyytämään uusi tarjous. Sen jälkeen kokonaisuutta katsotaan taas uudelleen: tuliko siitä oikeasti parempi – ja mitä muutos teki matkan hinnalle?
Usein joudun myös luopumaan paikasta, jonka olisin ehdottomasti halunnut mukaan. Kaikkea kiinnostavaa ei vain voi mahduttaa samalle matkalle – eikä tarkoituksena olekaan juosta mahdollisimman monessa paikassa vaikka ne olisivat kuinka kiinnostavia.
Siksi ensimmäinen suunnitelma ja lopullinen matka voivat näyttää ihan erilaisilta. Se kuuluu tähän hommaan.
Valmis matka on monen palan summa
Kun ryhmämatka lopulta julkaistaan, sen taustalla on yleensä aika monta tuntia vertailua, laskemista ja suunnitelmien muuttamista. Kaikkea ei silti ole tarkoituskaan lyödä valmiiksi lukkoon. Osa yksityiskohdista tarkentuu vasta, kun tiedetään, kuinka moni on lähdössä mukaan ja mitä juuri tämä ryhmä haluaa.
Tavoitteena on rakentaa matka, jolle itsekin haluaisin lähteä: sopivasti nähtävää ja yhteistä tekemistä, mutta ei minuuttiaikataulua eikä pakkoa osallistua kaikkeen. Näiden matkojen tärkein ajatus on kuitenkin matkaseura – mahdollisuus lähteä silloinkin, kun omasta lähipiiristä ei löydy sopivaa matkakaveria.
Ja sitten kun olen saanut yhden matkan suunniteltua valmiiksi, mielessä on yleensä jo ainakin pari seuraavaa.
Yksi vastaus
Toi on varmasti niin totta, että lentojen hinnat elää. Ja jos suunnittelusta ostoon menee ”liian kauan” aikaa, niin voi olla jo liian kalliit lennot. Varsinkin jos useammalle ostaa. Itse ostan itselleni yleensä heti. Jos joskus kaveri on miettinyt lähtöä vaikka pari päivää, niin harmittaa, että lennot kallistunut tyyliin 50€